Datenschutz

1 Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Hinweise gelten für cirelis.de, die Registrierung und die B2B-Matching-Plattform. Für das eigenständige guddi-Angebot gelten die guddi-Datenschutzhinweise.

Vor dem noch offenen Plattformstart speichern und prüfen wir Registrierungen, Konten und Markenprofile. Profilansichten für andere Marken, Matching und Chats werden erst mit Start und Freischaltung aktiviert.

2 Technischer Betrieb, Sicherheit und Cookies

Für Bereitstellung, Fehlerbehebung und Schutz vor unbefugten Zugriffen, Bots und Missbrauch verarbeiten wir IP-Adresse, Zugriffszeit, aufgerufene Inhalte, Herkunftsseite, Browser- und Gerätedaten, Status- und Fehlermeldungen. Bei Anmeldungen und Sicherheitsprüfungen kommen Kontokennungen, Bestätigungsstatus, Anmeldeversuche und technische Prüfsignale hinzu. Empfänger sind die technischen Dienstleister aus Abschnitt 7.

Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere, zuverlässige Betrieb. Für erforderliche Kontofunktionen gilt ergänzend Abschnitt 4.

Sicherheitsereignisse des Content-Delivery- und Sicherheitsdienstes der Website werden regulär 31 Tage gespeichert. Allgemeine Server-, Anwendungs-, Zugriffs- und Fehlerprotokolle sowie von uns verwaltete Protokolldaten zu Anmeldungen, Authentifizierung und Geräten werden spätestens 90 Tage nach dem jeweiligen Ereignis gelöscht. Die für ein aktives Konto erforderlichen Kontodaten sind hiervon nicht betroffen; für sie gilt Abschnitt 8. Der Authentifizierungsdienstleister bewahrt protokollierte IP-Adressen nach eigenen Angaben für einige Wochen auf. Für bestimmte verpflichtende administrative und sicherheitsbezogene Audit-Protokolle der Infrastruktur gilt eine festgelegte, nicht verkürzbare Frist von 400 Tagen. Bei konkreten Vorfällen bewahren wir nur erforderliche Nachweise länger auf; hierfür gilt Abschnitt 8.

Erforderliche Cookies und vergleichbare Speicherungen dienen Anmeldung, Sitzungen, Sicherheit und Einstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); für die anschließende Verarbeitung gelten die jeweiligen DSGVO-Grundlagen. Optionale Analyse-Technologien benötigen eure Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ein Einwilligungsmanagement-Dienst speichert Auswahl, Zeitpunkt, Einwilligungskennung und technische Verbindungsdaten zum erforderlichen Nachweis eurer Entscheidung (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Laufzeiten und Widerrufsmöglichkeiten findet ihr in den Einwilligungseinstellungen der Website. Für erforderliche Nachweise gilt Abschnitt 8.

3 Websiteanalyse

Mit eurer Einwilligung verwenden wir selbst gehostete Analysesoftware, um die Nutzung der Website zu verstehen und Inhalte und Bedienung zu verbessern. Erfasst werden Seitenaufrufe, Besuchsdauer, Klicks, Interaktionen mit Seitenelementen und Formularschritten, angesehene Seitenabschnitte, Herkunfts- und Kampagneninformationen, Browser- und Gerätedaten, Cookie-Kennungen sowie die um zwei Bytes gekürzte IP-Adresse und daraus abgeleitete ungefähre Standortangaben. Eingabewerte aus Formularen werden dabei nicht übertragen. Die Daten liegen auf einer von uns verwalteten Serverumgebung bei einem Infrastruktur- und Hostingdienstleister.

Grundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihr könnt eure Einwilligung jederzeit über die Einwilligungseinstellungen widerrufen. Detaillierte Besucher- und Aktionsdaten werden nach 365 Tagen, verdichtete Berichtsdaten grundsätzlich nach sechs Monaten gelöscht. Dauerhaft anonyme Statistiken können länger gespeichert werden.

4 Registrierung, Markenprofil und Plattformnutzung

Registrierung und Konto

Zur Einrichtung und Prüfung von Konto und Markenprofil, für Rückfragen sowie Informationen über Freigabe, Ablehnung und Start verarbeiten wir:

• Markenname, Website, Kategorie, Produktbeschreibung, Merkmale sowie Logo und Profilbilder;
• Name der Ansprechperson, Collab-E-Mail, Konto-E-Mail, Kontokennung sowie Bestätigungs- und Freigabestatus;
• Märkte, Vertriebskanäle, Zielgruppen, Preisklasse, Newsletter-Reichweite und Social-Media-Angaben;
• Collab-Formate, Angebot und Partnersuche, Budgetspanne, Zeitraum, Ideen, Region, Ausschlüsse und weitere Matching-Präferenzen.

Pflichtangaben sind gekennzeichnet; ohne sie sind Registrierung oder betroffene Funktionen nicht möglich. Abgebrochene Formulareingaben werden nicht als Registrierungsdaten gespeichert. Technische Zugriffsdaten nach Abschnitt 2 können unabhängig davon anfallen.

Matching und Sichtbarkeit

Ab Freischaltung wählen und sortieren wir Vorschläge automatisiert anhand von Branche und Sortiment, Zielgruppe, Collab-Wünschen, Reichweite, Budget, Zeitraum, Region und Filtern. Zur Verwaltung von Vorschlägen und Kontakten speichern wir „Interesse“, „Nein“, „Später“, Anfragen und Matches.

Profilangaben und Bilder sind im angezeigten Umfang für angemeldete, freigeschaltete Marken sichtbar. Für Zielgruppenangaben, Reichweite und Social-Media-Links gelten eure Sichtbarkeitseinstellungen. Ausgeblendete Angaben werden auch durch Matching-Begründungen nicht offengelegt. Interne Präferenzen, Budgetspannen, Ausschlusslisten sowie negative und aufgeschobene Entscheidungen werden anderen Marken nicht angezeigt. Das Ausschließen einer Marke verhindert nicht, dass diese euer Profil sehen kann.

Positives Interesse und eine dazu gesendete Notiz sieht die angesprochene Marke bereits vor einem Match. Ansprechperson und Collab-E-Mail werden erst nach gegenseitigem Interesse freigegeben. Konto-E-Mail und Anmeldedaten werden anderen Marken nicht als Kontodaten angezeigt. Soweit dieselbe Adresse auch als Collab-Kontakt angegeben wird, wird sie in dieser Funktion nach dem Match sichtbar.

Notizen, Chats und Einstellungen

Anfragen und Chats umfassen Texte, Absender, Empfänger, Zeitpunkte und erforderliche Nachrichtenstatus. Inhalte erhält die jeweils angesprochene Marke. Mitarbeiter greifen nur für erforderlichen Support oder konkrete Missbrauchsprüfungen zu. Sichtbarkeit, Benachrichtigungen, Kriterien und gemerkte Collab-Ideen speichern wir für die gewünschten Funktionen.

Der guddi-Teilnahmestatus kennzeichnet teilnehmende Marken. Bei einer guddi-Interessenanfrage nutzen wir Kontakt- und Unternehmensangaben zur Beantwortung. Allgemeine Werbung richtet sich gesondert nach Abschnitt 5.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigener Vertragspartnerschaft, ansonsten für Ansprechpersonen eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Unternehmensbeziehung und Bereitstellung der gewünschten Funktionen. Sicherheits- und Missbrauchsprüfungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Schutz der Beteiligten und Dienste.

Freigaben prüft unser Team; über Collabs entscheiden die Marken. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gegenüber natürlichen Personen finden nicht statt.

Speicherdauer: Für Registrierungen, Konten, Profile, Entscheidungen, Matches, Nachrichten und Einstellungen gelten die Regeln in Abschnitt 8.

5 E-Mails, Newsletter und Werbung

Für Anmeldung, Bestätigung, Rückfragen, Freigabe, Ablehnung, Start- und Sicherheitsinformationen sowie eingestellte Benachrichtigungen über Chats und Interesse verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Kontobezug, Nachrichtentyp, Versandzeit und Zustellstatus. Grundlage sind die in Abschnitt 4 genannten Rechtsgrundlagen, bei Sicherheitsmitteilungen auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technische Versand-, Zustell- und Fehlerprotokolle dieser Kontomails werden grundsätzlich zwölf Monate ab dem jeweiligen Protokollereignis gespeichert; erforderliche rechtliche Nachweise nach Abschnitt 8.

Newsletter und Werbung der Cirelis GmbH zu cirelis und guddi sowie die optionale wöchentliche Vorschlagsübersicht versenden wir nur mit entsprechender freiwilliger Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir verwenden E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name und Markenbezug, die gewählte Anmeldung und deren Nachweis mit Erklärung, Zeitpunkt, Bestätigungsstatus und erforderlichen technischen Nachweisdaten. Empfänger sind E-Mail-, Newsletter- und Kontaktverwaltungsdienstleister.

Eine personenbezogene Erfolgsmessung von Newslettern erfolgt nur mit eurer gesonderten Einwilligung. Ihr könnt den Newsletter ohne Öffnungs- und Klickmessung beziehen und die Einwilligung in die Messung unabhängig vom Newsletter widerrufen. Bei erteilter Einwilligung erfassen wir Zustellungen, Öffnungen und Klicks mit Zeitpunkt, Empfängerkennung sowie Geräte- und Browserinformationen zur Verbesserung unserer Kommunikation. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie bei einwilligungspflichtigen Gerätezugriffen § 25 Abs. 1 TDDDG. Technische Zustell- und Fehlerdaten für den Versand bleiben davon unberührt.

Ein Widerruf ist jederzeit über den Abmeldelink oder team@cirelis.de möglich, ohne Einfluss auf die Grundfunktionen. Werbekontaktdaten speichern wir bis zur Abmeldung; erforderliche Einwilligungsnachweise danach gesondert bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Abmeldung oder Widerruf. Messdaten löschen oder anonymisieren wir spätestens 24 Monate nach dem jeweiligen Messereignis. Nach einem Widerruf der Messung beenden wir diese und löschen oder anonymisieren die personenbezogenen Messdaten dauerhaft ohne unnötige Verzögerung. Für etwaige erforderliche Nachweise gilt Abschnitt 8.

6 Kontakt, Termine und Unternehmensseite

Kontakt-, Unternehmens-, Buchungs- und Kommunikationsdaten dienen der Bearbeitung von Anfragen und Terminen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigenen Vertragsangelegenheiten, ansonsten lit. f aufgrund unseres Interesses am geschäftlichen Austausch. Empfänger sind Kommunikations- und Terminbuchungsdienstleister. Externe Terminbuchungen werden erst beim Aufruf des Links eingebunden; ergänzend gelten die dortigen Hinweise. Erledigte Anfragen löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Plattform-Supportvorgänge löschen wir grundsätzlich 24 Monate nach endgültiger Schließung; bei Wiedereröffnung beginnt die Frist mit der erneuten endgültigen Schließung. Abschnitt 8 bleibt anwendbar.

Bei Interaktionen mit unserer auf der Website verlinkten Unternehmensseite in einem sozialen Netzwerk verarbeiten wir Profil- und Kommunikationsdaten für Öffentlichkeitsarbeit und geschäftlichen Austausch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für eigene Kommunikationsdaten gelten die vorstehenden Löschregeln. Für die Seitenstatistiken besteht gemeinsame Verantwortlichkeit mit der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, als Betreiberin der verlinkten Unternehmensseite. Die Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit beschreibt die Aufgabenverteilung. Informationen zur Verarbeitung und Speicherdauer durch LinkedIn stehen in deren Datenschutzhinweisen. Rechte können gegenüber beiden Verantwortlichen geltend gemacht werden. Auf cirelis.de ist die Unternehmensseite lediglich verlinkt.

7 Empfänger und Verarbeitung außerhalb EU/EWR

Intern erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Andere Marken erhalten Daten entsprechend Abschnitt 4. Technisch unterstützen uns folgende Dienstleisterkategorien:

• Website-, Hosting-, Cloud-, Datenbank- und Dateispeicheranbieter;
• Authentifizierungs-, Content-Delivery-, Sicherheits- und Einwilligungsmanagementanbieter;
• E-Mail-, Newsletter-, Kontaktverwaltungs-, Kommunikations- und Terminbuchungsanbieter;
• Analyse-, Support-, Entwicklungs- und Wartungsdienstleister.

Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO beauftragt. Behörden, Gerichte und rechtliche Berater erhalten Daten nur bei entsprechender Verpflichtung oder soweit dies zur Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.

Authentifizierung: Der für Kontoverwaltung und Anmeldung eingesetzte Authentifizierungsdienstleister verarbeitet die dafür erforderlichen Daten ausschließlich in Rechenzentren in den USA. Dies betrifft insbesondere Konto-E-Mail, Kontokennung, Bestätigungs- und Anmeldedaten sowie technische Sicherheitsdaten. Die US-Verarbeitung gehört zum regulären Dienstbetrieb. Auch die Wahl einer EU-Region für Datenbank oder Dateispeicher ändert daran nichts.

Bei der Websitebereitstellung werden ebenfalls Daten in den USA gespeichert. Darüber hinaus können Infrastruktur-, Kommunikations- und sonstige technische Dienstleister Support-, Wartungs- oder Sicherheitszugriffe außerhalb EU/EWR, insbesondere aus den USA, ermöglichen. Eine EU-Datenregion schließt solche Zugriffe nicht aus.

Datenbank und Dateispeicher: Markenprofile, Registrierungs- und Plattformdaten sowie Logos und Profilbilder speichern wir in Rechenzentrumsregionen innerhalb der Europäischen Union. Dies gilt auch für die von uns eingerichteten Datenbanksicherungen. Die vorstehend beschriebene US-Verarbeitung der Anmeldung und mögliche Drittlandzugriffe bleiben davon unberührt.

Übermittlungen beruhen auf Art. 45 DSGVO, wenn Empfänger und Verarbeitung von einem Angemessenheitsbeschluss erfasst sind, einschließlich entsprechend zertifizierter US-Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework. Andernfalls verwenden wir insbesondere EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen. Informationen und Kopien der maßgeblichen Garantien erhaltet ihr über team@cirelis.de.

8 Löschung und erforderliche Nachweise

Bei Rücknahme oder Ablehnung einer Registrierung, endgültiger Absage des Starts oder Beendigung der Teilnahme deaktivieren wir den Kontozugang und blenden vorhandene Profile sowie Kontaktmöglichkeiten unverzüglich aus. Bei Kontobeendigung sind auch zugehörige Chats und Notizen für beide Gesprächspartner nicht mehr zugänglich. Die anschließende Löschung richtet sich nach den folgenden Regeln.

Sicherungen und wiederherstellbare Dateien: Unsere Datenbank wird täglich gesichert. Diese Sicherungen werden spätestens sieben Tage nach ihrer Erstellung gelöscht. Wiederherstellungsfunktionen für Datenbankänderungen und gelöschte Dateien sind auf maximal sieben Tage begrenzt. Nach Löschung aus dem operativen Datenbestand bleiben vorhandene Kopien in den von uns verwalteten Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen damit höchstens sieben weitere Tage erhalten. Eine Verkettung von Sicherungen und Dateiversionen verlängert diese Frist nicht. Solche Kopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach technischen Störungen und werden nicht für den regulären Betrieb oder Analysen genutzt. Bei Wiederherstellung werden bereits veranlasste Löschungen vor erneuter regulärer Nutzung umgesetzt.

Nachgelagerte Löschung beim Authentifizierungsdienstleister: Für die vollständige Entfernung der Authentifizierungsdaten aus seinen Live- und Backupsystemen nennt der Dienstleister bis zu 180 Tage ab Veranlassung der Kontolöschung. Diese gesonderte Frist betrifft die Anmeldedaten und gilt nicht pauschal für Markenprofile, Bilder oder Chats. Bereits empfangene E-Mails und selbst angefertigte Kopien außerhalb unserer Systeme können wir nicht zurückholen.

Ausgenommen sind nur erforderliche gesetzliche oder konkrete Rechtsnachweise. Wir bewahren sie zweckgebunden und zugriffsbeschränkt nach den einschlägigen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c beziehungsweise lit. f DSGVO). Zur Rechtsverteidigung bewahren wir sie regelmäßig bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Entstehung und Kenntnis des möglichen Anspruchs auf, bei laufenden Verfahren bis zum Abschluss und Ablauf maßgeblicher Folgefristen. Vollständige Profile oder Chats bleiben nicht pauschal erhalten. Für technische Protokolle gelten die Fristen aus Abschnitt 2.

9 Eure Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen habt ihr Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen könnt ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bis dahin erfolgte rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch: Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO könnt ihr aus Gründen eurer besonderen Situation widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung, sofern keine überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Erfordernisse für Rechtsansprüche bestehen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung einschließlich damit verbundenen Profilings könnt ihr jederzeit ohne Begründung widersprechen; wir verwenden eure Daten dann nicht mehr dafür.

Für eure Rechte genügt eine Nachricht an team@cirelis.de. Ihr könnt euch außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

10 Änderungen

Wir aktualisieren diese Hinweise bei Änderungen unserer Verarbeitungen oder der Rechtslage. Über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise auf der Website, in der Plattform oder per E-Mail.